¿Cómo se puede archivar un documento usando sellos?
Archivando Documentos con Sellos en Doceo Store
Un sello en Doceo Store puede configurarse para que, al aplicarse a un documento, active un flujo de trabajo predefinido. Este flujo de trabajo puede mover el documento a una bandeja específica, cambiar el valor de un atributo, o enviar una notificación por correo electrónico.
Para archivar un documento usando sellos, se deben seguir estos pasos:
- Configurar un flujo de trabajo: En la sección «Configuración» de Doceo Store, se puede crear un flujo de trabajo que defina los diferentes estados por los que pasará un documento. Por ejemplo, un flujo de trabajo para archivar facturas podría incluir estados como «Pendiente de revisión», «Aprobado» y «Archivado».
- Crear un filtro de sello: En la sección «Filtros de Sellos» de Doceo Store, se puede crear un filtro que defina las condiciones bajo las cuales se activará un flujo de trabajo al aplicar un sello. Por ejemplo, se puede crear un filtro que se active cuando se aplique un sello a un documento de tipo «Factura» y el valor del atributo «Importe» sea mayor a 10,000 €.
- Crear un sello vinculado al filtro: En la sección «Sellos» de Doceo Store, se puede crear un sello personalizado y vincularlo al filtro creado en el paso anterior. El sello puede incluir texto, una imagen, o un icono.
- Aplicar el sello al documento: Al visualizar un documento en el visor de Doceo Store, se puede aplicar el sello creado. Esto activará el flujo de trabajo asociado al sello si se cumplen las condiciones definidas en el filtro.
Ejemplo práctico:
Imaginemos que se quiere archivar todas las facturas con un importe superior a 10.000 €. Se pueden seguir estos pasos:
1.
Crear un flujo de trabajo para facturas: Se define un flujo de trabajo con los estados «Pendiente de revisión», «Aprobado» y «Archivado».
2.
Crear un filtro de sello: Se crea un filtro que se activa cuando se aplica un sello a un documento de tipo «Factura» y el atributo «Importe» es mayor a 10.000 €.
3.
Vincular el filtro a un sello: Se crea un sello personalizado con el texto «Archivar» y se vincula al filtro creado en el paso anterior.
4.
Aplicar el sello a las facturas relevantes: Al visualizar una factura con un importe superior a 10.000 €, se aplica el sello «Archivar». El flujo de trabajo se activará, moviendo la factura a la bandeja «Archivado».
Información adicional:
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Los sellos en Doceo Store ofrecen opciones avanzadas para personalizar su apariencia y comportamiento.
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Se pueden usar atributos dinámicos para mostrar información del documento en el sello, como el nombre del usuario o la fecha de creación.
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Se pueden configurar comentarios para cada sello, lo que facilita la documentación del proceso de archivado.
Recuerda:
La información proporcionada se basa en las fuentes disponibles. Si necesitas información más detallada sobre la configuración de flujos de trabajo, filtros de sellos, o sellos personalizados, consulta la documentación oficial de Doceo Store o contacta con el soporte técnico