Documentación

Puede mantenerse al tanto de las últimas actualizaciones de Doceo Store de varias maneras:

• Suscribiéndose a nuestra newsletter para recibir novedades directamente en su correo.
• Visitando nuestra web, donde publicamos regularmente información sobre las mejoras de Doceo Store.
• Accediendo a la pestaña "Ayuda" en Doceo Store, que incluye notificaciones sobre actualizaciones.
• Enviando un correo a info@doceosoftware.com, desde donde le proporcionaremos cualquier información específica sobre las versiones y novedades más recientes.

Estos canales le mantendrán siempre informado sobre las mejoras y nuevas funcionalidades. 

Doceo Store cumple con los más altos estándares de seguridad de la información, respaldados por la certificación ISO 27001 y la adecuación al Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Asimismo, garantizamos el cumplimiento de todas las normativas aplicables, incluidas las relacionadas con el RGPD y eIDAS, para una protección integral de sus datos personales y comerciales.

Las medidas específicas incluyen la verificación de dispositivos cuando se inicia sesión desde ubicaciones nuevas y sistemas avanzados de control de acceso. Para más información sobre nuestras prácticas de seguridad o para solicitar documentación adicional, puede ponerse en contacto con nosotros en info@doceosoftware.com. 

La información sobre cómo se realiza la copia de seguridad de los documentos en Doceo Store no se encuentra en las fuentes. Para obtener esta información, puede ser necesario consultar la documentación o el soporte de Doceo Software.el soporte de Doceo Software.

Puede realizar búsquedas avanzadas de documentos utilizando la opción "Búsqueda avanzada". Esto le permite:

• Buscar por documentos adjuntos, nombre de documento o contenido de los registros.
• Utilizar la opción "is:" para especificar el tipo de elemento a buscar, como documentos, archivos adjuntos, tareas o eventos.
• Filtrar por etiquetas en tareas y eventos.
• Buscar por valores específicos de atributos en las tablas de documentos.

Doceo Store es compatible con una amplia variedad de formatos, adaptándose a las necesidades de los usuarios en cada actualización de versión. Los formatos admitidos incluyen principalmente PDF, TIFF y JPG, y la herramienta permite la fusión de distintos formatos en un solo archivo PDF para una gestión más eficiente. 

Para una lista completa y específica según su versión, recomendamos consultar la documentación actualizada o contactar con el soporte de Doceo Software.

Sí, puede limitar el acceso a documentos específicos configurando permisos para usuarios y grupos.

• Puede otorgar diferentes niveles de permiso, como sin permiso, solo lectura o lectura y escritura.
• Puede establecer permisos para tipos de documentos, atributos específicos, documentos individuales o mediante filtros basados en valores de atributos.

Doceo Store admite el control de versiones para los documentos. Puede cargar nuevas versiones de un documento, y la versión activa se puede cambiar según sea necesario.

• Doceo Store registra el origen de cada versión, ya sea inicial, manual o generada por OCR.
• Puede descargar versiones específicas de un documento y compartir enlaces a versiones o registros específicos.

Sí, puede compartir documentos con otros usuarios.

• Para compartir un evento con documentos relacionados, puede seleccionar los documentos en la pestaña "Registros relacionados" del evento.
• También puede obtener un enlace para compartir un registro específico, que incluye sus documentos adjuntos.
• Es importante configurar los permisos adecuados para que los usuarios puedan acceder a los documentos compartidos.

Doceo Store le permite organizar y clasificar documentos utilizando:

• Tipos de documentos: defina diferentes categorías para sus documentos, como facturas, albaranes, etc.
• Atributos: cree metadatos personalizados para cada tipo de documento, lo que le permite organizar y buscar documentos de manera más eficiente.
• Carpetas y subcarpetas: organice documentos dentro de un registro utilizando una estructura de carpetas. También puede crear plantillas de carpetas para usar en diferentes registros.

Las fuentes proporcionan varias maneras de cargar documentos en Doceo Store:

• Interfaz de usuario: Puede arrastrar y soltar archivos directamente en la interfaz de Doceo Store o usar el explorador de archivos de su computadora para seleccionar y cargar documentos. Este método es ideal para cargar documentos individuales o un pequeño número de archivos.
• Impresora virtual DoceoPDF: Puede instalar un plugin llamado DoceoPDF que funciona como una impresora virtual en su computadora. Al "imprimir" un documento usando DoceoPDF, este se enviará automáticamente a la bandeja principal de ordenación de Doceo Store. Esta opción es útil para cargar documentos desde cualquier aplicación que permita la impresión.
• Plugin Doceo Outlook: Si utiliza Microsoft Outlook, puede instalar el plugin Doceo Outlook para enviar correos electrónicos y sus archivos adjuntos directamente a Doceo Store. Este plugin agrega opciones adicionales a la interfaz de Outlook para facilitar la integración con Doceo Store.
• Carpeta caliente (Hot Folder): Puede configurar una carpeta específica en su computadora como una "carpeta caliente". Doceo Store monitorizará esta carpeta y cargará automáticamente cualquier documento que se coloque en ella. Esta opción es ideal para automatizar la carga de un gran volumen de documentos desde una ubicación específica.

Además de estos métodos, las fuentes mencionan otras opciones para la entrada de documentos, como Objectif Lune Connect, otras soluciones de Doceo Store, eIDAS Scan y API. Sin embargo, no se proporcionan detalles específicos sobre estas opciones. Si le interesa alguna de estas alternativas, le recomiendo que consulte la documentación de Doceo Store o contacte con el soporte técnico para obtener más información.

Doceo Store es cloud, así que es suficiente con disponer de una conexión a internet.

En el caso de instalación on premise, le recomiendo que contacte directamente con el soporte de Doceo Software a través del correo electrónico info@doceosoftware.com. 

Si olvidaste tu contraseña, puedes recuperarla fácilmente siguiendo estos pasos:

• Haz clic en la opción "¿Ha olvidado su contraseña?". Esta opción se encuentra en la pantalla de inicio de sesión de Doceo Store.
• El sistema te pedirá que ingreses tu correo electrónico de recuperación. Asegúrate de que sea el mismo correo electrónico asociado a tu cuenta de usuario en Doceo Store.
• Recibirás un correo electrónico con un enlace para restablecer tu contraseña. Haz clic en este enlace.
• Se abrirá una nueva página donde podrás elegir una nueva contraseña.
• Ingresa tu nueva contraseña y confírmala escribiéndola nuevamente.
• Haz clic en "Cambiar contraseña" para guardar tu nueva contraseña.

A partir de este momento, podrás acceder a tu cuenta de Doceo Store utilizando tu nueva contraseña.

Para acceder a Doceo Store por primera vez, debes ingresar con el nombre de usuario y la contraseña que se te haya proporcionado.

Ten en cuenta que al iniciar sesión desde un dispositivo nuevo, el sistema te pedirá que lo verifiques a través de un correo electrónico y un código. Este proceso de verificación solo se realiza una vez por cada dispositivo (portátil, móvil, etc.).

Si lo que deseas es una demostración con prueba gratuita de unos días, escríbenos a info@doceosoftware.com 

Existen distintos soportes según lo contratado a doceoSoftware, así que a no ser que tengas otro contacto de soporte directo, por favor, escribe a la dirección de soporte del manual o bien pídenosla a info@doceosoftware .

Todas las licencias se acompañan de formación y manual de la solución. Si necesitas nuevas versiones debes escribir a info@doceosoftware y te la haremos l legar en dos posibles versones. 

• En PDF: Disponemos de la versión del manual en PDF hasta la versión y anteriores de tu Doceo Store v3.0.0-rc.23. 
• Manual on-line: A partir de esta versión, puedes acceder al manual en la nube en la dirección y contraseña que te vamos a ofrecer. 

Las bandejas de entrada te permiten organizar los documentos entrantes y asignarlos a los usuarios o grupos correspondientes.

Para configurar las bandejas de entrada:

1. Crea bandejas de usuario o grupo. Define bandejas específicas para cada usuario o grupo.
2. Asigna documentos a las bandejas. Puedes configurar reglas para que los documentos se asignen automáticamente a la bandeja correspondiente.
3. Gestiona los documentos en las bandejas. Los usuarios pueden acceder a sus bandejas para revisar, clasificar y procesar los documentos.

Los tableros Kanban son una herramienta visual para gestionar el flujo de trabajo.

Para utilizar los tableros Kanban:

1. Crea un tablero Kanban. Define las columnas del tablero, que representan las diferentes etapas del proceso.
2. Añade tareas. Crea tarjetas que representen las tareas a realizar y colócalas en la columna correspondiente a su estado actual.
3. Mueve las tareas. A medida que se avanza en las tareas, muévelas a la columna siguiente en el flujo de trabajo.
4. Los tableros Kanban te ayudan a visualizar el progreso del trabajo y a identificar posibles cuellos de botella.

Los flujos de trabajo te permiten automatizar procesos y definir el recorrido de un documento a través de diferentes estados.

Para crear un flujo de trabajo:

1. Accede a la configuración de flujos de trabajo.
2. Crea estados. Define los diferentes estados por los que pasará el documento, por ejemplo, "Pendiente", "En revisión", "Aprobado".
3. Conecta los estados. Utiliza aristas para conectar los estados y definir el flujo del proceso.
4. Define condiciones y acciones. Puedes configurar condiciones para automatizar las transiciones entre estados y acciones que se ejecuten al cumplirse las condiciones.

Doceo Store ofrece un sistema granular de permisos para controlar el acceso de los usuarios a diferentes tipos de documentos, atributos y funciones.

Los permisos se pueden gestionar a nivel de:

1. Tipo de documento: define si un usuario puede ver, editar o añadir registros de un tipo de documento específico.
2. Atributos: controla el acceso de los usuarios a atributos específicos dentro de un tipo de documento.
3. Documentos: permite otorgar o revocar permisos para documentos individuales.
4. Filtros: define filtros para determinar qué documentos puede ver un usuario en base a valores de los atributos.
5. Flujos de trabajo: controla el acceso de los usuarios a los flujos de trabajo y sus estados.

La función de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite extraer texto de imágenes y archivos PDF.

Para utilizar el OCR:

1. Selecciona el documento. Haz clic derecho en el documento en la tabla de registros.
2. Aplica el OCR. Selecciona la opción "Aplicar OCR".
3. Espera el procesamiento. El OCR puede tardar unos segundos en procesar el documento.
4. Una vez procesado, podrás buscar dentro del texto del documento.

Un dossier en Doceo Store emula un dossier físico, permitiendo agrupar diferentes tipos de documentos relacionados bajo un mismo criterio.

Para crear un dossier:

1. Define un Atributo de tipo "Tipo de documento". Por ejemplo, si deseas crear un dossier para un proveedor, crea un atributo llamado "Fac-Proveedor" de tipo "Tipo de documento" y selecciona el tipo de documento "Facturas de proveedor".
2. Añade el atributo a los tipos de documento que deseas vincular. Añade el atributo "Fac-Proveedor" a los tipos de documento "Facturas de proveedor", "Albarán de proveedor" y "Órdenes de trabajo".
3. Introduce los mismos datos en el atributo compartido. Al crear registros en estos tipos de documento, asegúrate de que el atributo "Fac-Proveedor" contenga el mismo valor (el nombre del proveedor) para que se agrupen correctamente en el dossier.

Doceo Store te permite subir y gestionar múltiples versiones de un mismo documento.

Para controlar las versiones:

1. Sube una nueva versión. Haz clic derecho en el documento en la tabla de registros y selecciona "Subir nueva versión".
2. Visualiza las versiones. Haz clic derecho en el documento y selecciona "Ver versiones" para ver una lista de todas las versiones disponibles.
3. Activa una versión. Utiliza los conmutadores de versión activa para definir qué versión se mostrará como activa en la carpeta del registro.
4. Descarga las versiones. Puedes descargar la versión activa o todas las versiones del documento.Un dossier en Doceo Store emula un dossier físico, permitiendo agrupar diferentes tipos de documentos relacionados bajo un mismo criterio.

Las plantillas te permiten crear estructuras de carpetas predefinidas para organizar tus documentos.

Para utilizar una plantilla:

1. Crea un nuevo registro. La importación de plantillas solo se puede realizar en registros nuevos sin carpetas creadas.
2. Selecciona la plantilla. En el nuevo registro, elige la plantilla que deseas importar.
3. Importa los documentos. Una vez importada la estructura de la plantilla, puedes añadir los documentos deseados.
4. Ten en cuenta que las plantillas no permiten adjuntos por defecto. Si necesitas copiar una estructura con archivos adjuntos, debes clonar un registro existente.