Confianza, trazabilidad y cumplimiento normativo en la era digital #

En la transformación digital de las empresas, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la validez legal de los documentos sin necesidad de papel. Sin embargo, no todas las firmas digitales tienen el mismo nivel de seguridad ni el mismo valor jurídico.
Por eso, la normativa eIDAS —vigente en toda la Unión Europea— establece los requisitos que deben cumplir las soluciones de firma electrónica para ser legalmente válidas y seguras.

Doceo BioSign, el módulo de firma digital avanzada de Doceo Software, ha sido diseñado para cumplir plenamente con esta normativa, garantizando que cada firma sea auténtica, íntegra y trazable.

¿Qué es eIDAS y por qué es tan importante? #

El Reglamento (UE) nº 910/2014, conocido como eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), regula en todos los países de la Unión Europea los servicios de identificación electrónica y las firmas digitales. Su objetivo es garantizar que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal transfronteriza, de modo que una firma realizada en España tenga la misma validez en cualquier otro país de la UE.

En 2024 se aprobó eIDAS 2, una actualización que amplía las garantías de seguridad y refuerza el concepto de identidad digital europea, creando el European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet): una cartera digital que permitirá a los ciudadanos almacenar y usar su identidad y certificados digitales en toda la UE.

Puntos clave de eIDAS 2 #

1. Identidad digital europea: cada ciudadano podrá disponer de una identidad digital reconocida en todos los países miembros.
2. Transparencia y soberanía de los datos: el usuario debe tener el control total sobre su identidad y sus datos personales.
3. Interoperabilidad: los servicios y software deben ser compatibles con los estándares técnicos europeos.
4. Refuerzo de la seguridad jurídica: los proveedores de servicios de confianza deberán garantizar autenticación robusta, trazabilidad y conservación segura de las firmas.
5. Validez uniforme en toda la UE: las firmas electrónicas reconocidas según eIDAS 2 tienen el mismo valor legal que una firma manuscrita.

Tipos de firma electrónica según eIDAS #

El reglamento distingue tres niveles de firma electrónica, cada uno con un grado de seguridad y validez legal distinto:

1. Firma Electrónica Simple (FES) #

Es la forma más básica: puede ser una casilla marcada en un formulario, un nombre escrito al final de un correo electrónico o una firma escaneada.

• Ventajas: rápida y fácil de usar.
• Limitaciones: no permite verificar de manera sólida la identidad del firmante ni garantiza la integridad del documento.
• Uso recomendado: procesos internos o documentos de bajo riesgo.

2. Firma Electrónica Avanzada (FEA) #

Este es el nivel que utiliza Doceo BioSign. Según el artículo 26 del Reglamento eIDAS, una firma electrónica avanzada debe cumplir cuatro condiciones:

1. Estar vinculada de manera única al firmante.
2. Permitir identificar al firmante.
3. Estar creada utilizando datos de creación de firma que el firmante pueda usar, con un alto nivel de control exclusivo.
4. Estar vinculada al documento firmado, de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.

Esto significa que la firma avanzada debe ofrecer autenticación, integridad y trazabilidad, algo que el papel no puede garantizar por sí solo.

3. Firma Electrónica Cualificada (FEQ) #

Es la forma más robusta y segura de firma electrónica. Se basa en un certificado digital cualificado emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) reconocido por la UE.

• Ventajas: tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita en toda la UE.
• Uso recomendado: contratos legales, documentos notariales o trámites públicos.
• Limitaciones: requiere certificados personales y dispositivos criptográficos específicos.

Cómo garantiza Doceo BioSign el cumplimiento de eIDAS #

Doceo BioSign ha sido diseñado para cumplir con los requisitos de firma electrónica avanzada, proporcionando la máxima seguridad en entornos empresariales y logísticos.

Entre sus principales características:

• Identificación del firmante mediante datos biométricos, verificación en dos pasos (2FA) o validación remota.
• Integridad documental: cualquier modificación posterior invalida la firma.
• Autenticación robusta: control total de quién firma, cuándo y desde qué dispositivo.
• Registro de evidencias: cada firma genera un registro con fecha, hora, geolocalización y trazabilidad.
• Compatibilidad total con DoceoStore y posibilidad de integración con otros sistemas mediante API.

Estas funcionalidades aseguran que cada documento firmado con Doceo BioSign cumpla los estándares exigidos por eIDAS 2 y tenga validez jurídica dentro de la Unión Europea.

Cómo NO debe ser un software de firma electrónica #

A fecha de hoy, muchos sistemas que se presentan como “firmas digitales” no cumplen con los requisitos legales del Reglamento eIDAS. Un software de firma no es legalmente válido si:

• No identifica de forma verificable al firmante.
• No protege el documento firmado contra alteraciones posteriores.
• No registra evidencias técnicas (hora, IP, dispositivo, etc.).
• Se limita a insertar una imagen de firma sin trazabilidad ni vinculación con el contenido.
• No utiliza protocolos seguros de cifrado ni almacenamiento.

En estos casos, el documento puede carecer de validez ante un juez o una auditoría. Por eso, es fundamental utilizar una solución certificada y alineada con la normativa europea, como Doceo BioSign.

Qué sí establece eIDAS / eIDAS 2 respecto de la biometría #

El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS y su actualización eIDAS 2, establecen el marco legal para la identificación y firma electrónica en la Unión Europea, garantizando la validez jurídica y la interoperabilidad entre países.

Aunque la normativa no menciona de forma específica tecnologías como el reconocimiento facial, el escaneo de iris o la huella digital, sí define principios que deben cumplirse si se emplean sistemas biométricos dentro de los servicios de confianza. Estos datos se consideran información personal sensible según el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), lo que implica obligaciones estrictas en materia de seguridad, consentimiento y finalidad. eIDAS 2 impulsa la creación de una identidad digital europea (EUDI Wallet) que permitirá el uso de métodos de autenticación robustos, donde la biometría puede ser un factor válido siempre que garantice la identificación única y el control exclusivo del usuario.

Para cumplir con la normativa, cualquier tecnología biométrica utilizada debe ofrecer autenticación fiable, integridad del documento y trazabilidad completa, evitando riesgos de suplantación y asegurando la protección de los datos recogidos. Además, los sistemas deben registrar evidencias verificables (hora, dispositivo, ubicación) y aplicar mecanismos de cifrado y almacenamiento seguro. En cambio, las soluciones que solo insertan imágenes de firma o capturan datos biométricos sin control ni cifrado no cumplen con eIDAS ni garantizan validez legal. En resumen, eIDAS 2 no prohíbe el uso de la biometría, pero exige que su implementación sea segura, proporcional y conforme al GDPR, asegurando que la firma electrónica conserve autenticidad, integridad y valor jurídico en todo el territorio europeo.