En este caso veremos un ejemplo de cómo configurar la distribución de órdenes de trabajo a una empresa que requiere el envío a dos departamentos diferentes para realizar gestión diferente; al departamento técnico para procesar el orden de trabajo y al departamento administrativo para preparar su factura y contabilizarla.

Partimos de dos ESTADOS: estado inicial y estado final. Azul: Estado inicial. Rojo: Estado final.   Podemos crear nuevos estados con la opción de añadir estado. Aparece la opción de poner nombre: Aparece con un color azul más oscuro, el nuevo estado a la derecha. Existen también la herramienta ARISTAS para vincular a los estados.

En este caso añadiremos un flujo sencillo, pero es necesario recordar que los flujos pueden ser tan complejos como se desee.

	Conectamos los estados con las ARISTAS y hay que tener especial cuidado en que las aristas son correctamente conectadas al ESTADO. Por eso debemos fijarnos que aparezca la línea azul de confirmación como podemos ver en la imagen. Es necesario que se repita la acción en los dos extremos.
	Para saber qué workflow tenemos establecido entre los dos ESTADOS, en caso de que haya alguno, podremos visualizarlo pasando el ratón sobre la ARESTA.
	Para añadir un workflow, es necesario hacer doble-clic sobre la línea y aparecerá el panel de nuevo filtro. Hay dos opciones: – Crear un nuevo filtro. – Añadir un filtro ya configurado.

Si escogemos crear un nuevo filtro, veremos el siguiente panel de opciones:

Nombre del filtro: Nombre que describe el filtro. Condiciones: establecemos la condición que será necesario que se cumpla. La condición que debe establecerse para activar el filtro. En este caso, por ejemplo, la condición es para albaranes con un importe entre 100 € y 5.000 € Acciones: La acción que se realizará automáticamente si se cumple la condición. Para saber más consultar apartado CONFIGURACIÓN > FILTROS

Es posible modificar los nombres de los FILTROS, haciendo doble clic sobre el filtro.

Haga clic en i y verá el siguiente mensaje de éxito de su nombre.

Crear un nuevo filtro Antes de entrar en detalle, debemos señalar que la creación, edición o eliminación de filtros se realiza desde una pantalla de diagrama de flujo. Podemos acceder a este diagrama des de la opción ABRIR DIAGRAMA disponible en las pantallas siguientes:

Desde FLUJOS DE TRABAJO > ABRIR DIAGRAMA (los que el usuario tenga disponibles, en el caso de tener esta opción disponible).

Desde CONFIGURACUÓN > FLUJOS DE TRABAJO > ABRIR DIAGRAMA (En este caso solo tienen acceso los usuarios con permisos de administrador/a).

Acceder a crear un nuevo filtro desde la pantalla de DIAGRAMA DE FLUJOS DE TRABAJO. Será una pantalla parecida a la siguiente:

Para crear un nuevo flujo debemos hacer doble-clic sobre la línea de aresta que comunica dos o más estados y aparecerá el panel de nuevo filtro. Hay dos opciones:

• Crear un nuevo filtro.
• Añadir un filtro ya configurado.

En este caso veremos cómo crear un nuevo filtro desde cero:

	Seleccionamos CREAR FILTRO
	Se abre una nueva pantalla tipo popup con las siguientes opciones: Nombre: el nombre que queremos dar al filtro. Condiciones: las condiciones que se deben dar para que se aplique el filtro. Podemos añadir tantas condiciones como sea necesario. Si se deja en blanco, se dará siempre y se generarán las acciones que se configuren. Estas opciones las vemos a continuación Acciones: Las acciones que vamos a poder realizar cada vez que se cumpla la condición anterior. Estas acciones son: Cambiar valor de un atributo a… / Mover a… / Enviar correo electrónico. Estas opciones las vemos a continuación.
	Crear y asignar el nuevo filtro.

Condiciones para la creación de nuevos filtros #

Si el atributo seleccionado [En este caso, Importe TOTAL]

Es [Igual / Más grande que / Más pequeño que / Entre / Diferente].

Introducimos el valor. En este caso, si es más grande de 10.000 €

Podríamos incluir tantas condiciones como se desee.

Para añadir condición, haga clic sobre el símbolo + y elija AGREGAR CONDICIÓN. Repita el proceso descrito anteriormente.

Acciones disponibles para la creación de nuevos filtros:

Existen hasta 3 acciones disponibles:

• Cambiar valor de un atributo a…
• Mover a…
• Enviar correo electrónico

Vamos a ver un ejemplo de cada una de ellas:

Acciones disponibles

Los atributos disponibles asignados a ese tipo de documento

El valor a cambiar. Este valor tendrá la modalidad que se haya atribuido al atributo. Ex. Puede ser un valor numérico, texto, listado…

Mover a…

Acción

Va a mover, si la condición se da, al estado de su elección directamente. Por ejemplo, si el importe final, son más de 10.000 €, se moverá directamente al estado de Partida A-1245 para tales importes.

Enviar correo electrónico

Acción

Al darse las condiciones, se envía automáticamente un correo electrónico.

Elija del listado los usuarios a los que se va a enviar el correo.

Elija si desea que el fichero adjunto, en el caso que exista, se envíe junto al correo. IMPORTANTE:  Se enviarán hasta los 10 primeros archivos.